Sven Ostermann führt den Vertrieb von Boxenwerk und ist die Stimme der Firma gegenüber den sechs Rennteams. Sein Tag zerfällt zwischen Angebotsfreigaben, Preisverhandlungen und dem ewigen Balanceakt, wann ein Express-Wochenende noch machbar ist und wann nicht. Er kennt jeden Stammkunden persönlich und hält die Fäden zwischen Innendienst, Kalkulation und Fertigung zusammen.
Sven kam ursprünglich aus dem Handel, hat aber früh gemerkt, dass ihm die Nähe zum Produkt fehlt, und wechselte über die Technikerschule in die Zerspanung. Nach Jahren im Außendienst eines Sondermaschinenbau-Zulieferers und einer Vertriebsleitung in einer kleineren Dreherei holte ihn Frank Böhmer 2009 an Bord, als Boxenwerk das Motorsportgeschäft ausbauen wollte. Seitdem hat er den Vertrieb von einem reinen Auftragsabwicklungs-Team zu einer echten Kundenschnittstelle entwickelt. Die sechs Rennteams als Kundenstamm sind zu großen Teilen sein Werk.
Sven ist ein Beziehungsverkäufer der alten Schule — er merkt sich, welcher Einkäufer welchen Kaffee trinkt, aber er rechnet auch bis auf die zweite Nachkommastelle genau. Unter Druck bleibt er ruhig und sortiert laut, das schätzen die Kollegen an ihm. Was ihn auf die Palme bringt: unklare Zusagen und Termine, die nicht abgestimmt sind. Er sagt lieber einmal ehrlich Nein zu einem Express-Wochenende, als zweimal einen Kunden zu enttäuschen.
Heute steht Sven zwischen Anspruch und Kapazität: Die Teams wollen Verbindlichkeit, die Fertigung will Planbarkeit, und beides muss er im Angebot zusammenbringen. Mit Hermes lässt er inzwischen eingehende Anfragen vorsortieren und Erstkalkulationen entwerfen, damit sein Team nicht den halben Tag mit Sichten verbringt. Er sieht den Agenten nüchtern als Werkzeug, das ihm Zeit für das zurückgibt, was er am besten kann — mit Menschen reden. Bei Lena Böhmers Digitalisierungsvorstößen ist er der pragmatische Verbündete, der fragt: Bringt das dem Kunden etwas, oder ist es nur schön?
„Ich verkaufe keine Radmuttern — ich verkaufe die Gewissheit, dass das Teil am Samstag an der Strecke liegt und passt.“
— Sven Ostermann, Vertriebsleiter
Täglich landen 30 bis 50 Anfrage-Mails mit angehängten Zeichnungen im Postfach. Bis Anja Fromm und er sortiert haben, was Anfrage, was Bestellung und was Reklamation ist, ist der halbe Vormittag weg. Wichtige Chancen gehen im Rauschen unter, weil die kleine dringende Anfrage neben zwanzig Standard-Mails steht. Sven hätte gern eine Vorsortierung, die ihm das Wichtige nach oben spült.
Wenn ein Team am Donnerstag anruft und zwanzig Radmuttern bis Samstag an der Strecke braucht, muss Sven in Minuten entscheiden. Dafür bräuchte er den realen Stand aus der Fertigung und die Zusage von GridHaul — hat aber oft nur ein Bauchgefühl. Sagt er zu leichtfertig zu, steht Klaus Reuter im Betrieb mit dem Rücken zur Wand. Sagt er zu vorsichtig ab, verschenkt er das margenstärkste Geschäft.
Jede Erstkalkulation aus einer Zeichnung ist Handarbeit zwischen ihm und Henrik Sauer. Bis Materialpreise, Fräszeiten und Prüfaufwand zusammengetragen sind, vergehen Stunden — und der Kunde wartet auf ein Angebot, das er längst woanders angefragt hat. Bei komplexen Teilen traut sich niemand, aus dem Bauch zu schätzen. Die langsame Angebotsphase kostet Boxenwerk regelmäßig Aufträge an schnellere Wettbewerber.
Termine werden im Verkaufsgespräch zugesagt, ohne dass Fertigung und Versand sie bestätigt haben. Sven erlebt zu oft, dass eine Liefertermin-Zusage im Nachhinein nicht hält und er den Kunden vertrösten muss. Zwischen Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Tanja Vogels Versand fehlt ein sauberer Abgleich, bevor etwas nach außen geht. Jede zurückgezogene Zusage kostet ihn Vertrauen, das er über Jahre aufgebaut hat.
Die Teams fragen ständig nach dem Stand ihrer Aufträge, gerade in heißen Rennwochen. Diese Statusmails formuliert entweder Anja zwischen Tür und Angel oder sie bleiben liegen, bis der Kunde nachhakt. Ein verspätetes Update wirkt für ein Rennteam wie ein Warnsignal, obwohl in der Fertigung alles im Plan ist. Sven wünscht sich, dass Liefertermin-Updates verlässlich und in ordentlichem Ton rausgehen, ohne dass er jedes Mal selbst Hand anlegt.
Welches Material und welches Werkzeug bei einem bestimmten Teil zuletzt verwendet wurde, weiß oft nur der Kollege, der es damals gemacht hat. Fällt der aus oder ist im Urlaub, beginnt die Suche in alten Mails und Ordnern von vorne. Bei Wiederholaufträgen kostet das Zeit und birgt das Risiko, dass ein Detail anders läuft als beim ersten Mal. Sven fehlt ein gemeinsamer Speicher, der solche Fragen in Sekunden beantwortet.
Angebots-Durchlaufzeit von Anfrage bis Erstangebot auf unter 4 Stunden halbieren — Hermes entwirft, Kalkulation prüft
Express-Aufträge mit einer verlässlichen Machbarkeits-Zusage versehen, bevor der Kunde am Telefon ist
Wiederkehrende Anfragen automatisch mit der letzten Kalkulation verknüpfen, statt jedes Mal bei Null zu starten
Reklamations-Erstantwort in unter 2 Stunden, mit sauberem Übergang an QS
eingehende E-Mails mit Hermes nach Anfrage / Bestellung / Reklamation klassifizieren und vorsortieren
Erstkalkulation aus Zeichnungsdaten und Materialpreisen als Entwurf, den die Kalkulation nur noch prüft
Machbarkeits-Check und Benachrichtigungskette (Kunde, Fertigung, GridHaul über Anja Fromm ↔ Jens Petrow) automatisch starten
kundenspezifische Termin-Updates für die Rennteams automatisch und verbindlich formulieren
mit Hermes Angebots-Erstdrafts, Reklamations-Ersteinschätzung und die Freigabe-Grenze Mensch/Agent sauber definieren
