PMO-Beraterin · KI-Agent Argus
Die Übersetzerin zwischen Strategie und hundert parallelen Projekten — mit einem Agenten, der das Reporting übernimmt, bevor jemand danach fragt.
TU Darmstadt; 9 Jahre Konzern-PMO bei Siemens, 5 Jahre PMO-Aufbau im Mittelstand.
Branchen: Industrie, Energie, Öffentliche Hand
Katharina Voss hat in Darmstadt Wirtschaftsinformatik studiert und ihre Karriere dort begonnen, wo Projekte am härtesten aufeinanderprallen: im zentralen PMO eines Siemens-Geschäftsbereichs mit über 120 parallelen Vorhaben. Neun Jahre lang hat sie Lenkungskreise vorbereitet, Ressourcenkonflikte moderiert und gelernt, dass ein PMO nicht an fehlenden Methoden scheitert, sondern an der schieren Menge manueller Fleißarbeit.
Als sie anschließend für zwei Mittelständler komplette PMOs aufbaute, wurde ihr Muster zur Methode: Ein PMO ist nur so gut wie die Zeit, die ihm für echte Steuerung bleibt. Alles, was sich nach Copy-Paste anfühlt — Statusberichte einsammeln, Folien bauen, Termine nachhalten — gehört automatisiert, damit Menschen das tun können, was kein Werkzeug kann: Konflikte lösen und Prioritäten verhandeln.
Heute berät sie PMO-Leiter, die zwischen Excel-Friedhöfen und Tool-Zoos aufgerieben werden. Mit Boxenwerk hat sie den Argus-Agenten zu ihrem Standardwerkzeug gemacht: Im Workshop bauen ihre Kunden einen Agenten, der Statusmeldungen einsammelt, konsolidiert und Lenkungskreis-Unterlagen im Firmenformat erstellt — und erleben an der Modellfirma Boxenwerk GmbH & Co. KG, wie Portfolio-Steuerung mit Agenten wirklich funktioniert.
„Ein PMO, das seine Zeit mit Statusfolien verbringt, steuert nichts — es dokumentiert nur den Blindflug.“
— Katharina Voss, PMO-Beraterin
Katharina Voss baut und saniert Project Management Offices — meist im Auftrag von COOs, Bereichsleitern oder PMO-Leitern in Industrie, Energie und öffentlicher Hand, deren Portfolio zwischen Excel-Friedhöfen und Tool-Zoos die Steuerungswirkung verloren hat.
Ihre Mandate reichen vom sechswöchigen PMO-Audit über den kompletten Neuaufbau einer Portfolio-Governance bis zur Automatisierung des Statusreportings.
Typische Deliverables sind Auditberichte mit Reifegradbewertung, Governance-Handbücher, Report-Templates samt Ampellogik und ein eingeschwungener Lenkungskreis-Prozess.
Sie arbeitet dabei konsequent nach dem Prinzip, Fleißarbeit zu automatisieren, damit dem PMO Zeit für echte Steuerung bleibt.
Du lernst, Teile deiner Arbeit mit KI zu automatisieren — angefangen bei den lästigen Standardaufgaben, die täglich Zeit fressen: Sammeln, Formatieren, Nachhalten, Reporting. Klapp die Aufgaben auf und sieh, was dein Argus-Agent übernimmt.
Am Anfang vieler Mandate steht die Bestandsaufnahme: Wie arbeitet das PMO heute, welche Prozesse, Rollen und Werkzeuge existieren, wo versickert die Steuerungswirkung? Die Beraterin führt Interviews, sichtet Reports und Gremienunterlagen und bewertet den Reifegrad gegen ein Referenzmodell — das Ergebnis ist ein Auditbericht mit priorisierten Handlungsfeldern.
Argus wertet die eingesammelten Unterlagen aus — Statusberichte, Prozessdokumente, Gremienprotokolle — und erstellt Reifegrad-Einschätzungen je Dimension samt Fundstellen. Aus zwei Wochen Dokumentenanalyse wird ein Tag, und die Beraterin konzentriert sich auf das, was kein Agent kann: die Interviews und die politische Einordnung.
Auf Basis des Audits entwirft sie die Ziel-Governance: Gremienstruktur, Entscheidungswege, Priorisierungslogik, Eskalationsregeln und die Berichtsarchitektur vom Projektstatus bis zur Portfolio-Sicht. Deliverables sind das Governance-Handbuch, Rollenprofile und ein Berichtskalender, der zu den Entscheidungszyklen des Hauses passt.
Argus prüft Entwürfe der Governance auf Konsistenz — passen Berichtsfrequenzen, Gremientermine und Eskalationswege zusammen, wo entstehen Doppelberichte? Er generiert aus dem Konzept die konkreten Report-Templates und Ampeldefinitionen im Firmenformat, sodass die Governance nicht als Ordner endet, sondern als lauffähiger Prozess startet.
Das Herzstück vieler Mandate: den Berichtszyklus von manueller Copy-Paste-Arbeit befreien. Die Beraterin definiert Meldeformate, harmonisiert Ampellogiken über alle Projekte und setzt den automatisierten Ablauf von der Statusmeldung bis zur konsolidierten Portfolio-Übersicht auf — inklusive Nachfass-Regeln für säumige Projektleiter.
Argus sammelt die Statusmeldungen ein, fasst bei fehlenden Rückmeldungen automatisch nach, prüft jede Meldung gegen die definierten Ampelkriterien und fragt bei Widersprüchen zurück. Am Stichtag liegt der konsolidierte Berichtsentwurf bereits vor — das PMO gewinnt die 30 bis 40 Prozent Kapazität zurück, die bisher im Einsammeln und Formatieren versickerten.
Sie professionalisiert die Gremienarbeit: Vorlagen, die Entscheidungen ermöglichen statt Vergangenheit zu dokumentieren, eine Management Summary mit klaren Entscheidungsbedarfen und ein Prozess, der Unterlagen bis zum Termin aktuell hält. Dazu gehört auch die Nachbereitung — Beschlüsse dokumentieren und deren Umsetzung nachhalten.
Argus baut aus Rohdaten und Statusmeldungen die Lenkungskreis-Unterlage im Firmen-Template, aktualisiert sie tagesaktuell und markiert jede Abweichung zur letzten Version. Der Lenkungskreis entscheidet auf dem Stand von heute statt auf dem von vor zwei Wochen — und Argus hält die gefassten Beschlüsse bis zur Erledigung nach.
Sie verwandelt das PMO vom Chronisten in ein Frühwarnsystem: Kapazitätsdaten, Projektpläne und Abhängigkeiten werden systematisch gegeneinander gelesen, Kollisionen vor dem Meilensteinriss sichtbar gemacht. Deliverable ist ein etablierter Frühwarnprozess mit definierten Schwellwerten und Eskalationspfaden — plus das Enablement des PMO-Teams, ihn selbst zu betreiben.
Argus liest Projektpläne, Kapazitätslisten und Urlaubskalender regelmäßig gegeneinander und meldet, wenn drei Projekte im selben Quartal dieselben Schlüsselpersonen einplanen oder Terminabhängigkeiten kippen. Ressourcenkonflikte werden Wochen früher sichtbar — das PMO moderiert die Lösung, bevor die ersten Meilensteine reißen.
Zwischen den Mandaten schreibt Katharina Voss Angebote, dokumentiert Projektergebnisse, pflegt ihre Methodendatenbank und hält mit Fachbeiträgen zu PMO-Themen ihre Sichtbarkeit — Arbeit, die früher ganze Freitage kostete. Heute läuft ihr Backoffice weitgehend agentengestützt.
Argus baut aus Ausschreibungsunterlagen und ihren Referenzbausteinen Angebotsentwürfe im eigenen Format, führt die Mandats-Dokumentation mit und destilliert nach jedem Projekt die Erkenntnisse in ihre Wissensbasis — welches Reifegradmuster, welche Maßnahme, welcher Effekt. Aus dieser Basis entstehen auch LinkedIn-Beiträge und Vortragsskizzen in ihrer Tonalität; die Akquise speist sich aus dokumentierter Erfahrung statt aus Erinnerung.
In vielen Organisationen gehen 30 bis 40 Prozent der PMO-Kapazität für das Einsammeln, Nachfassen und Formatieren von Statusberichten drauf. Die eigentliche Portfolio-Steuerung — Abhängigkeiten erkennen, Eskalationen vorbereiten — bleibt liegen. Der Argus-Agent übernimmt genau diese Fleißarbeit: Er sammelt Statusmeldungen ein, harmonisiert Ampellogiken und erstellt den Berichtsentwurf, bevor der Stichtag überhaupt erreicht ist.
Wenn drei Projekte im selben Quartal dieselben Schlüsselpersonen einplanen, merkt das PMO es oft erst, wenn die ersten Meilensteine reißen. Die Daten dafür wären da — verteilt über Projektpläne, Kapazitätslisten und Urlaubskalender. Ein Agent, der diese Quellen regelmäßig gegeneinander liest und Kollisionen meldet, verwandelt das PMO vom Chronisten in ein Frühwarnsystem.
Zwischen Redaktionsschluss der Vorlage und dem Lenkungskreistermin liegen oft zwei Wochen — genug Zeit, dass jede Ampel ihre Farbe wechselt. Entscheider diskutieren dann über eine Vergangenheit, die niemandem mehr hilft. Mit einem Agenten, der Unterlagen tagesaktuell aktualisiert und Abweichungen zur letzten Version markiert, entscheidet der Lenkungskreis endlich auf dem Stand von heute.
Ein Projektleiter meldet „gelb, aber im Griff“, der nächste „grün mit Risiken“ — und das Portfolio-Bild wird zur Interpretationssache. Ohne einheitliche Bewertungslogik ist jede Konsolidierung angreifbar. Der Argus-Agent prüft eingehende Meldungen gegen definierte Kriterien, fragt bei Widersprüchen nach und macht Statusberichte erstmals wirklich vergleichbar.
Argus ist das wachsame Auge des Portfolios: Er hat jede Statusmeldung im Blick, konsolidiert sie nach den Regeln des Hauses und liefert Lenkungskreis-Unterlagen, Abweichungsanalysen und Erinnerungen — zuverlässig, pünktlich und in der Tonalität des Unternehmens.
Argus fasst Meldungen aus Projekten zu einem konsistenten Portfolio-Bericht zusammen, prüft Ampellogiken und fasst bei fehlenden Rückmeldungen automatisch nach.
Aus Rohdaten und Statusmeldungen baut Argus entscheidungsreife Unterlagen im Firmen-Template — inklusive Management Summary und offener Entscheidungsbedarfe.
Argus liest Projektpläne und Kapazitäten gegeneinander und meldet Ressourcenkollisionen und Terminabhängigkeiten, bevor sie zu Eskalationen werden.
Live-Demo an der Modellfirma Boxenwerk GmbH & Co. KG: Wie ein PMO-Agent Statusberichte einsammelt und Lenkungskreis-Unterlagen erstellt. Ideal als Entscheider-Briefing für PMO-Leitung und Portfolio-Board.
Ihr bringt eure Report-Templates und Statusprozesse mit — am Ende steht ein lauffähiger Argus-Agent, der euer Reporting übernimmt, plus das Wissen, ihn selbst weiterzuentwickeln.
Monatliches Sparring nach dem Workshop: Agent-Feintuning, neue Use Cases wie Risiko-Radar und Kapazitätsabgleich, Anbindung an eure Projektmanagement-Tools.
Bei Boxenwerk GmbH & Co. KG wäre Dr. Marcus Weber ihr typischer Kunde: Als COO jongliert er Racing-Kalender, Eventlogistik und Produktions-Roadmap — ein Portfolio, das ohne automatisiertes Reporting im Blindflug läuft.
Persona ansehen: Dr. Marcus Weber (COO) →